NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG SỐ CỦA CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TẠI VIỆT NAM

NHỮNG ĐIỀU ĐÃ THAY ĐỔI

Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, bắt đầu từ những năm đầu của thế kỷ đã chứng kiến sự xóa nhòa ranh giới giữa nhiều ngành khoa học từ vật lý, hóa học, công nghệ thông tin đến công nghệ nano, công nghệ sinh học. Cách thức kinh doanh của các doanh nghiệp đang được đặt trước các yêu cầu thay đổi mạnh mẽ của thời đại này với các đặc điểm nổi trội như:

1. Tính di động: sự phát triển vượt bậc của công nghệ viễn thông, công nghệ di động, thiết bị cầm tay, internet có dây và không dây, điện toán đám mây…đã làm cho con người có thế kết nối, học tập, làm việc ở mọi nơi, mọi lúc trên thế giới. Xóa nhòa các ranh giới về không gian, thời gian. 

2. Sự đa dạng về nguồn phát và đặc điểm của data: Mỗi người đều trở thành một nguồn phát thông tin và dữ liệu có thể được sinh ra từ mọi nơi, mọi lúc. Công nghệ xử lý dữ liệu lớn (Big Data), học máy (Machine learning), trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence)…yêu cầu nhà nước. các tổ chức phải thay đổi cách tương tác với đối tượng công chúng mục tiêu của mình.

3. Sự thay đổi về lối sống: với chi phí cực thấp, người ta có thể làm việc từ xa, mua sắm từ xa, và chuyển dần cuộc sống của mình lên trên không gian mạng bao gồm học tập, giải trí, làm việc, tham gia vào các hoạt động xã hội.

4. Cách tương tác giữa cá nhân với cá nhân và cá nhân với tổ chức được phát triển ở mức hai chiều, trong thời gian thực.

5. Sự thay đổi về cách tạo ra giá trị: các công ty, tổ chức có thể phục vụ mọi nơi, mọi lúc và thậm chí có thể tiên đoán hành vi của đối tượng công chúng mục tiêu.

6. Sự thay đổi về cách thức giao dịch: giao dịch thương mai và phi thương mại có thể diễn ra mọi nơi mọi lúc (peer to peer), thậm chí không cần các nhân tố trung gian truyền thống như cơ quan quản lý nhà nước, ngân hàng, các tổ chức tín dụng (thông qua công nghệ block chain).

Con người trong xã hội hiện đại chuyển dần cuộc sống của mình lên không gian số để tương tác với chính quyền trên không gian này (chính phủ số), học tập, làm việc, giải trí, tương tác với đồng loại trên không gian số (xã hội số), mua sắm, thanh toán các vật dụng số, chi trả cho các dịch vụ số, dùng hợp đồng số và chi tiêu bằng token, bằng tiền số (kinh tế số). Doanh nghiệp trong thời đại số đang phải đối mặt với những sự thay đổi lớn từ khách hàng đến [1].

Những thay đổi này đặt ra yêu cầu phải chuyển đổi toàn diện cách thức vận hành của các công ty trong một môi trường lai (hybrid) online và offline, thường được gọi là chuyển đổi số. “Chuyển đổi số trong tổ chức, doanh nghiệp là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty” theo công ty FPT.

TRUYỀN THÔNG SỐ NHƯ MỘT GIẢI PHÁP BẮT BUỘC

Các phương tiện truyền thông truyền thống mà doanh  nghiệp đã sử dụng thuần thục như báo chí (báo in, báo hình, báo tiếng, báo mạng) cũng đang bị đặt trước các yêu cầu thay đổi lớn với sự ra đời của các phương tiện truyền thông mới như truyền thông xã hội từ những năm 2001. Bản thân các nhà báo cũng phải buộc thay đổi các hành nghề, tư duy, tiếp cận vấn đề và đưa thông tin tới công chúng. Người tiêu dùng tiếp cận thông tin một cách chủ động thông qua các kênh truyền thông xã hội mà họ có quyền thu phát thông tin. Họ thường xuyên trao đổi trong các nhóm xã hội online của họ. Như vậy không chỉ kênh truyền thông thay đổi mà cách tiếp cận với công chúng cũng thay đổi. Truyền thông số có thể được hiểu là truyền thông trên không gian mạng. Với các đặc trưng như:

Tốc độ sản xuất nhanh

Tốc độ lan truyền nhanh

Chi phí sản xuất rẻ

Khả năng tự sản xuất và tự kiểm soát chất lượng cao

Khả năng phát thông tin tùy ý với số lượng tùy ý

Khả năng phối hợp liên kênh cao với các hình thức kết hợp phong phú như thông qua các KOLs, KOCs, affliliate marketing…

Truyền thông số đang trở thành sự lựa chọn không thể bỏ qua với phần lớn các doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vấn đề là ở chỗ, các doanh nghiệp cũng bị đặt trước nhiều thách thức khi sử dụng các kênh này:

Con người:

Một team truyền thông số in house (nhân sự thuộc quân số của doanh nghiệp) hiệu quả cần có một người chuyên viết content số, một người chuyên thiểt kế visual (hình ảnh số hoặc video), một người chạy quảng cáo và một người quản lý chung. Việc thuê ngoài sẽ đặt ra nhiều vấn đề về sự tin tưởng (thông tin bí mật) tính bảo mật và nguyên vẹn của dữ liệu (mất cắp dữ liệu khách hàng do nhân viên có thể copy). Văn hóa làm việc cũng là một thách thức lớn với đội ngũ hiện tại trong công ty bởi văn hóa trong thời đại số cũng có những thay đổi lớn so với thời đại trước.

Nguồn lực:  

Tài lực: liên quan tới chi phí nhân công, máy móc, sản xuất và phân phối nội dung, quảng cảo, đào tạo.

Vật lực: liên quan tới các thiết bị, máy móc để sản xuất, chỉnh sửa, tinh chỉnh các sản phẩm truyền thông.

Thế lực : sự hiểu, tôn trọng, ủng hộ, đưa truyền thông số trở thành một ưu tiên của tổ chức.

Phương pháp:

Để thông tin được lan truyền trên không gian số một cách hiệu quả, đội ngũ làm marketing, truyền thông cần có chiến lược, chiến thuật phù hợp với từng kênh truyền thông số như số lượng ảnh, text, định dạng ảnh và video, thời điểm phát thông tin, loại nội dung, cách thức quảng cáo… hàng loạt các kỹ năng với chuyên môn sâu mà không phải công ty nào cũng có thể “sắm” được cho mình.

ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG SỐ

Về nhận thức:

Lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp cần hiểu rằng chuyển đổi số là quá trình không thể đảo ngược và không thể bỏ qua, vì thế truyền thông số chắc chắn là công cụ ngày càng quan trọng với chính doanh nghiệp mình. Để truyền thông số hiệu quả thì đầu tư nhân lực, vật lực, tài lực không thể đủ mà cần phải chú trọng tới sự ủng hộ và quan tâm sâu sát của lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp (“thế lực” ủng hộ).

Mỗi thành viên của tổ chức là đều là một kênh phát thông tin đồng thời là một đại sứ thương hiệu. Chính vì vậy, việc tăng cường đào tạo cho mỗi nhân viên về nhận thức, kỹ năng sử dụng truyền thông xã hội hiệu quả là một yêu cầu bắt buộc của thời đại mới: trong đó đặc biệt là nhận thức về đóng góp  của mình vào việc xây dựng thương hiệu, thương hiệu được hình thành từ mọi điểm chạm và bất cứ điều gì nhân viên làm trên mạng đều có ảnh hưởng tới hình ảnh của họ và liên đới với thương hiệu công ty.

Việc truyền thông trên báo chí và mạng xã hội không phải đợi tới lúc thương hiệu gặp rắc rối mới làm mà cần có sự chuẩn bị từ trước. Các bài báo, bài viết trên mạng xã hội không những có tác dụng xây dựng thương hiệu và giúp doanh nghiệp kinh doanh tốt hơn hiện nay mà hơn nữa lại có tác dụng như một loại “vaccin danh tiếng” cho doanh nghiệp. Khi gặp khủng hoảng, các bài báo và mạng xã hội trước đây sẽ có tác dụng “pha loãng thông tin” và giúp công chúng có thêm thông tin tích cực về công ty.

Dữ liệu là nguồn tài nguyên mới của doanh nghiệp trong thời đại số. Ngay cả các công ty vừa và nhỏ cũng có thể nâng cao hiệu quả của dữ liệu mình có trong tay. Các thông tin khách hàng liên kênh từ cửa hàng đến dữ liệu truy cập trên web site, các kênh mạng xã hội cho đến các máy camera tại các điểm giao dịch sẽ cho biết hành vi của khách hàng để phục vụ họ tốt hơn. Doanh nghiệp có thể dựa trên số liệu tiêu dùng của họ, thái độ và hành vi ở mỗi điểm chạm như thế nào, thói quen tiếp nhận thông tin như thế nào…để có thể đưa ra dự đoán về hành vi của họ để gợi ý các sản phẩm dịch vụ cũng như lên nội dung cho các hoạt động truyền thông phù hợp với khách hàng.

Về các hành động cần thiết:

Quan hệ báo chí:

“Báo chí có thể không phải lúc nào cũng thành công trong việc nói cho người khác biết phải nghĩ gì, nhưng báo chí lại cực kì thành công trong việc nói cho mọi người biết phải nghĩ về điều gì.” học giả Bernard Cohen đã phát biểu như vậy. Điều này cho thấy dù hoàn cảnh có thay đổi như thế nào thì nhà báo vẫn là “người gác cổng” trong hoạt động đưa thông tin đến với độc giả và có tác động lớn đến cách nghĩ của công chúng. Quan hệ hợp tác giữa báo chí và doanh nghiệp đúng đắn sẽ mang lại lợi ích cho cả hai bên. Báo chí luôn cần thông tin mới lạ, hấp dẫn với công chúng. Doanh nghiệp có nhiều thông tin thú vị, có những trải nghiệm được thiết kế công phu dành cho công chúng, có những đóng góp lớn trong việc tạo công ăn việc làm cho xã hội, nâng cao chất lượng phát triển của xã hội và hoạt động ngành, doanh nghiệp có các kiến thức, thông tin cập nhật trong ngành của mình, có hiểu biết sâu sắc về ngành mà không hẳn nhà báo đã có được... Như vậy, sự kết hợp giữa hai bên sẽ mang lại hiệu quả cho xã hội và cho các bên có liên quan.

Đào tạo:

Đặc điểm của các kênh truyền thông số là thuật toán được thay đổi liên tục để đảm bảo các nhà cung cấp nền tảng có toàn quyền kiểm soát và khai thác thương mại trên các nền tảng này. Chính vì vậy, các hoạt động truyền thông phải thay đổi liên tục cùng với nhịp thay đổi của thuật toán. Ngoài ra, các kênh truyền thông số thường ưu tiên sự xuất hiện của hình ảnh (ảnh, video) và văn bản ngắn gọn do người dùng không có thời gian đọc kỹ các thông tin. Sự chú ý đã trở thành một tài nguyên thực sự trên không gian số - một chiến trường đua tranh giữa các nền tảng mạng xã hội với nhau. Để thông tin của mình được chú ý, các nhà marketing – truyền thông của doanh nghiệp phải điều chỉnh nội dung và hình thức thông điệp sao cho phù hợp.

Quy hoạch:

Hiện nay hầu hết các cơ quan báo chí đều cố gắng xây dựng một hệ sinh thái các kênh truyền thông của chính mình. Thật không hiếm khi thấy một đài truyền hình có website, Facebook fan page, YouTube, forum, sự kiện chuyên đề thậm chí là cả các sản phẩm podcast video và âm thanh. Để tối ưu hóa ảnh hưởng của mình trên hệ sinh thái truyền thông của các cơ quan báo chí, người lạ marketing truyền thông cho doanh nghiệp cần phải thấu hiểu các nguyên tắc của truyền thông đại chúng, truyền thông đa phương tiện, truyền thống xã hội để có thể xây dựng một chiến lược nội dung đa kênh, đa nền tảng, đa phương tiện được liên kết chặt chẽ và một cách có hệ thống về mặt nội dung. Điều may mắn là, trong một xã hội học tập di động như hiện nay, không nhất thiết nhân viên chuyển động phải lắng nghe được đào tạo chính quy và bài bản về các kỹ năng và hiểu biết nói trên. Điều quan trọng là việc đào tạo phải được diễn ra thường xuyên và liên tục trên những nền tảng phù hợp nhất với người học dù là online hay offline, qua máy tính hay điện thoại di động.

Trong cuốn công việc của tương lai, nhà tương lai học Jacob Morgan có chỉ ra những yêu cầu với người lao động trong thời đại mới.

Trong đó ông nhấn mạnh đến 2 yêu cầ.u của việc đào tạo nâng cao năng lực trong thời đại số đó là: học theo yêu cầu công việc, huấn luyện và đào tạo từ nhiều nguồn khác nhau. Điều này đặc biệt phù hợp và trong thế giới đầy biến động như hiện nay thì khả năng làm việc và tổ chức công việc linh hoạt theo thay đổi của môi trường kinh doanh và yêu cầu công việc là một đặc tính không thể bỏ qua của người lao động trong thời đại số (tư duy agile and flexible).

Về chiến lược content:

Môi trường kinh doanh biến đổi với tốc độ khó lường, mỗi tuần đều có những sự kiện tâm điểm mới. Nếu ‘‘bắt’’ đúng trend thì nội dung truyền thông sẽ được chú ý nhiều hơn và đỡ tốn nguồn lực cho doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi công ty phải có kế hoạch linh hoạt trong 52 tuần thay vì 1 năm như trước đây. Trong xã hội số, sự chú ý là một tài nguyên mà các thương hiệu phải giành giật để có được. Ngay cả hình thức của các nội dung phát ra cũng phải được điều chỉnh cho phù hợp với trend lúc đó của xã hội để có được sự chú ý từ công chúng.

Ngay cả các việc chọn kênh xuất hiện cho phù hợp với mcụ tiêu kinh doanh và đặc tính sản phẩm cũng phải rất chú ý: Facebook fan page được sử dụng như một tờ báo, Facebook group lại phù hợp với những khách hàng muốn trao đổi sâu và nhận thông tin thường xuyên từ thương hiệu. Instagram lại phù hợp với thời trang, du lịch, ẩm thực. Pinterest lại phù hợp với kiến trúc, nội thất, cảnh quan. Youtube lại phù hợp với các cuộc thảo luận có tính tương tác ngay lập tức. Tik Tok phù hợp với giới trẻ dưới 30 tuổi.

Về mặt hình thức:

Người ta có rất ít thời gian cho việc đọc trên truyền thông xã hội. Thời đại số ưu tiên text ngắn (dưới 300 chữ), nội dung cần dễ hiểu, dễ nhớ. Infographic là một giải pháp cho yêu cầu này. Các thông tin được trình bày vắn tắt, lô gích,  bắt mắt về một chủ đề nào đó giúp công chúng hiểu rõ hơn về chủ đề cần biết. Việc thiết kế và sản xuất video ngắn không nhất thiết phải do nhân viên tự làm mà có thể thuê ngoài. Ngay cả việc đọc các bản tin cũng có thể được các dịch vụ chuyển giọng nói bằng trí tuệ nhân tạo đảm nhiệm với chi phí chỉ vài triệu đồng 1 tháng. Sự xuất hiện của các phần mềm trí tuệ nhân tạo như chat GPT, Bard, Midjourney và các phần mềm Canva ngày càng thông minh cũng giúp việc sáng tạo nội dung ngày càng dễ dàng.

Để nâng cao hiệu quả truyền thông số của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần có sự chuyển biến về cách nhận thức của lãnh đạo các doanh nghiệp, từ đó thay đổi cách quy hoạch và thay đổi nội dung, hình thức truyền thông trong đó có áp dụng các công nghệ mới của thời đại số.

Nguyễn Đình Thành

Chuyên gia truyền thông

Đồng sáng lập Elite PR School