KHI THIÊN NHIÊN "VIẾT LẠI" KỊCH BẢN SỰ KIỆN: BÀI HỌC CẨN TRỌNG Ở MỌI NƠI, MỌI LÚC CHO NGƯỜI LÀM EVENT & PR

Ngày 26/01/2014, tại Quảng trường Thánh Peter (Vatican), một khoảnh khắc được kỳ vọng trở thành biểu tượng hòa bình lay động lòng người đã bất ngờ biến thành cảnh tượng kịch tính khi chim bồ câu trắng vừa được thả ra đã bị chim săn mồi tấn công trước hàng vạn người. Dưới lăng kính Quản trị Sự kiện và Phòng ngừa Khủng hoảng, đây là bài học đắt giá về việc dự liệu biến số và cẩn trọng ở mọi nơi, mọi lúc cho người làm nghề.

Tác giả: Chuyên gia PR Nguyễn Đình Thành (Đồng sáng lập Elite PR School)
Chuyên mục: Truyền thông | Quản trị Sự kiện & Xử lý Khủng hoảng

Ngày 26/01/2014, tại Quảng trường Thánh Peter (Vatican), một khoảnh khắc được kỳ vọng trở thành biểu tượng hòa bình lay động hàng triệu trái tim đã bất ngờ biến thành cảnh tượng kịch tính, gây chấn động truyền thông toàn cầu.

Giáo hoàng Francis cùng hai em nhỏ thuộc tổ chức Công giáo Trẻ em đứng trên cửa sổ Điện Tông Tòa thả hai chú chim bồ câu trắng muốt lên bầu trời, mang theo thông điệp cầu nguyện hòa bình cho đất nước Ukraine đang chìm trong bất ổn chính trị lúc bấy giờ. Nhưng chỉ vài giây sau khi tung cánh rời khỏi tay hai em nhỏ, giữa thanh thiên bạch nhật trước mắt hàng vạn tín đồ và hàng trăm ống kính phóng viên quốc tế, một biến số thiên nhiên tàn khốc đã ập đến: Một con mòng biển lớn (Yellow-legged gull) và một con quạ đen (Hooded crow) từ đâu lao tới tấn công dữ dội hai chú chim bồ câu hòa bình.

Một chú bồ câu bị mòng biển ngoạm chặt lông và mổ liên tiếp giữa không trung, trong khi chú bồ câu còn lại bị quạ đen truy đuổi ráo riết. Cảnh tượng này ngay lập tức lọt vào ống kính của các hãng thông tấn lớn nhất thế giới như Reuters, AP, AFP và lan truyền với tốc độ chóng mặt trên các trang nhất báo chí toàn cầu. Dưới lăng kính của người làm Quản trị Sự kiện (Event Management) và Phòng ngừa Khủng hoảng Truyền thông (Crisis Prevention), sự cố này không đơn thuần là một tai nạn sinh học ngẫu nhiên, mà là bài học kinh điển về biến số ngoài tầm kiểm soát của kịch bản.

1. RỦI RO TẬP TÍNH VÀ CÁI BẪY "BIỂU TƯỢNG HÓA" (SYMBOLIC INVERSION)

Trong cấu trúc kịch bản sự kiện, ý tưởng của ban tổ chức ban đầu vô cùng hoàn hảo: Chim bồ câu trắng là biểu tượng ngàn đời của sự thánh thiện, an lành, thuần khiết và niềm hy vọng hòa bình.

Tuy nhiên, sai lầm lớn nhất của đội ngũ sản xuất sự kiện là đã áp đặt tư duy biểu tượng lãng mạn lên một thực thể sinh học tự nhiên mà bỏ qua các quy luật sinh thái học cơ bản:

Mất bản năng sinh tồn: Chim bồ câu nuôi nhốt trong chuồng trại lâu ngày đã bị suy giảm nghiêm trọng phản xạ tự vệ, khả năng định hướng và tốc độ bay khi đối mặt với hiểm nguy.
Màu lông phản tác dụng: Bộ lông trắng muốt - thứ vốn rất đẹp và trang trọng trong mắt con người - lại vô tình biến chúng thành mục tiêu có độ tương phản cao nhất trên bầu trời Rome, đóng vai trò như tấm bia ngắm di động thu hút các loài chim ăn thịt đô thị như mòng biển Địa Trung Hải hay quạ đen.
Hiện tượng đảo lộn biểu tượng (Symbolic Inversion): Khi biểu tượng hòa bình bị chim săn mồi xâu xé đẫm máu ngay sau lời cầu nguyện, thông điệp truyền thông đã bị đảo ngược 180 độ. Báo chí quốc tế không còn bàn luận sâu về lời kêu gọi hòa bình của Giáo hoàng, mà tập trung giật tít về "điềm gở" và sự tàn khốc bất ngờ của tự nhiên.

"Đừng bao giờ để một ý tưởng kịch bản đẹp đẽ gãy đổ chỉ vì sự thiếu hiểu biết về thực tế vận hành và tập tính tự nhiên của các yếu tố tham gia sự kiện!"

2. BÀI HỌC CHO NGƯỜI LÀM SỰ KIỆN: CẨN TRỌNG Ở MỌI NƠI, MỌI LÚC

Người làm event thường mắc một "căn bệnh nghề nghiệp" mang tính cố hữu: Dành 95% thời gian và tâm trí cho "kịch bản màu hồng" (happy path) - lúc mọi thứ vận hành trơn tru, hoa giấy bắn rực rỡ, chim bay lượn ngập trời và khán giả vỗ tay tán thưởng.

Nhưng thực tế tổ chức sự kiện luôn là một chuỗi các biến số bất ngờ rình rập:

Biến số từ con người: Khách mời VIP đến trễ, diễn giả nói hớ hoặc phát biểu lạc đề, nhân sự kỹ thuật bấm nhầm nút cue âm thanh/ánh sáng.
Biến số từ thiên nhiên và môi trường: Thời tiết đột ngột chuyển xấu, gió lốc làm sập khung rạp, hệ thống điện quá tải do nhiệt độ, hoặc sự xuất hiện bất ngờ của động vật hoang dã.

Sự khác biệt giữa một người làm event nghiệp dư và một chuyên gia kỳ cựu nằm ở việc chuẩn bị cho biến số. Người chuyên nghiệp không chỉ viết kịch bản A để sự kiện thăng hoa, mà phải luôn có sẵn kịch bản B, kịch bản C và đặc biệt là kịch bản Đen (Black Contingency Plan) để ứng phó khi điều tồi tệ nhất xảy ra. "Cẩn trọng ở mọi nơi, mọi lúc" không phải là sự lo âu thái quá, mà là phẩm chất nghề nghiệp cao nhất để bảo vệ an toàn thương hiệu và sự thành công của chương trình.

3. QUYẾT ĐỊNH DŨNG CẢM TỪ VATICAN: TỪ BỎ BIỂU TƯỢNG RỦI RO

Sau sự việc gây chấn động dư luận năm 2014, cùng với hàng loạt kiến nghị từ các tổ chức bảo tồn động vật (như ENPA), Tòa thánh Vatican đã có một quyết định vô cùng dũng cảm và thực tế:

Đến tháng 1/2015, Vatican chính thức tuyên bố chấm dứt hoàn toàn truyền thống thả chim bồ câu sống hàng năm, thay thế bằng việc thả các quả bóng bay phân hủy sinh học mang thông điệp hòa bình do chính các em nhỏ tự tay chuẩn bị, và sau này là ứng dụng các công nghệ visual ánh sáng hiện đại.

Dưới góc độ Quản trị rủi ro (Risk Mitigation): Khi một nghi thức hay phương tiện truyền thông biểu tượng tiềm ẩn rủi ro lặp lại và vượt ngoài tầm kiểm soát của ban tổ chức, quyết định chuyên nghiệp nhất không phải là cố chấp duy trì để "giữ lệ cổ truyền", mà là chủ động thay thế bằng phương án an toàn hơn, nhân văn hơn và văn minh hơn.

4. BỐN NGUYÊN TẮC VÀNG CHO NGƯỜI LÀM SỰ KIỆN VÀ PR THỰC CHIẾN

Hạn chế tối đa sử dụng sinh vật sống: Trong các sự kiện ngoài trời, nên hạn chế tối đa việc sử dụng động vật sống làm đạo cụ biểu diễn. Nếu bắt buộc phải dùng, bắt buộc phải có sự tham vấn chặt chẽ từ chuyên gia động vật học về tập tính, thời tiết, mùa sinh sản và môi trường tự nhiên xung quanh.
Khảo sát thực địa 360 độ (Site Inspection toàn diện): Không chỉ nhìn vào sân khấu chính hay khu vực VIP, người tổ chức sự kiện phải quan sát không gian đa chiều: trên cao (đường bay của chim, dây điện, kết cấu mái che), dưới chân (độ lún sụt, hệ thống thoát nước) và xung quanh (hướng gió, luồng giao thông, nguồn gây tiếng ồn).
Sẵn sàng phương án xử lý khủng hoảng tại chỗ (Damage Control Protocol): Khi xảy ra sự cố ngoài ý muốn trước ống kính truyền thông, ban tổ chức phải có ngay kịch bản ứng phó cho người phát ngôn. Thay vì lảng tránh, hãy chủ động định hướng sự chú ý của công chúng vào tinh thần nhân văn, sự chân thành và giải pháp khắc phục triệt để.
Giữ "đầu lạnh" sau cánh gà (Định luật Murphy): Trong nghề sự kiện, điều gì có thể xảy ra thì chắc chắn sẽ xảy ra. Người làm event xuất sắc không phải là người cầu may cho sự kiện không gặp sự cố, mà là người khi sự cố xảy ra, họ bình tĩnh xử lý êm thấm trong bóng tối đến mức khán giả ngồi phía trước ngỡ rằng đó chính là một phần của kịch bản!

LỜI KẾT:
Một sự kiện có thể chỉ diễn ra trong vài giờ đồng hồ, nhưng một khung hình sự cố có thể theo chân thương hiệu suốt cả thập kỷ. Cẩn trọng ở mọi nơi, mọi lúc, dự liệu mọi biến số rủi ro không bao giờ là thừa đối với những người làm nghề đứng sau cánh gà!

Lượt xem: 0